Bankafschriften importeren in Moneybird en Exact Online

Als boekhouder wil je banktransacties zo snel mogelijk in de administratie hebben. Een bankkoppeling regelt dat meestal automatisch, maar voor historische transacties, een gemiste periode of een rekening zonder koppeling importeer je zelf een bestand. Welk bestand dat moet zijn, verschilt minder dan je denkt: zowel Moneybird als Exact Online werken met MT940 of CAMT.053, niet met een willekeurige CSV of Excel-sheet. Wat dat formaat is, lees je bij wat is een MT940-bestand.

Moneybird: alleen officiële MT940 of CAMT.053

Volgens het Moneybird Helpcenter:

• Je uploadt een transactiebestand via het tabblad Bank en de knop Toevoegen (of "Transacties toevoegen").
• Moneybird accepteert alleen officiële MT940- of CAMT.053-bestanden van de grotere Nederlandse banken. Het maakt niet uit welke van de twee je kiest, maar gebruik wel steeds hetzelfde type.
• Bij een buitenlandse bank gebruik je CAMT.053.
• CSV wordt niet ondersteund, omdat CSV-bestanden geen vaste opbouw hebben.
• Een zelfgemaakt MT940-bestand wijkt vaak af van het bankformaat en kan daardoor niet verwerkt worden.
• Via de bankkoppeling (Ponto) kun je bij het koppelen oude transacties tot zes maanden terug ophalen. Transacties ouder dan zes maanden voeg je toe met een MT940- of CAMT.053-bestand via Bank → Toevoegen, of handmatig.

Exact Online: handmatig importeren met een bankbestand

Volgens de Exact Online Knowledge Base:

1. Zorg dat de bankrekening in Exact Online bestaat en dat je bank handmatige import ondersteunt.
2. Ga naar Financieel → Bank en kas → Afschriften → Import (Engels: Financial → Banking & Cash → Statements → Import).
3. Kies zo nodig de bankrekening, blader naar het bestand en klik op Importeren.

Exact noemt MT940 als meest gebruikte standaardformaat. Voor handmatige import ondersteunen onder meer ABN AMRO, ING en Rabobank MT940 en CAMT053. ASN Bank, RegioBank en SNS Bank leveren alleen CAMT053. Twee aandachtspunten uit dezelfde bron:

• Met een automatische bankkoppeling importeer je alleen toekomstige transacties. Historische transacties importeer je handmatig, vóór je de koppeling instelt.
• Een actieve automatische koppeling moet je eerst deactiveren als je handmatig wilt importeren.

Waar haal je het MT940- of CAMT.053-bestand?

• ABN AMRO: bij bij- en afschrijvingen kies je het formaat mt940 of camt.053 (tot 18 maanden terug), in Internet Bankieren of de app via Profiel → Rekeningen en betalen → Afschriften en jaaroverzicht.
• ING en Rabobank: volgens Exact leveren beide MT940 en CAMT053. Je kiest het formaat bij het downloaden van je transacties (zie de helppagina van je bank).
• ABN AMRO, ING, Rabobank en Triodos Bank staan bij Exact onder de banken die MT940 en CAMT053 voor handmatige import ondersteunen. ASN Bank, RegioBank en SNS Bank alleen CAMT053. bunq staat wel bij de beschikbare banken, maar niet apart genoemd in de MT940/CAMT053-lijst; Exact noemt daarnaast ‘alle andere Nederlandse banken die MT940 of CAMT053 leveren’. Revolut staat niet in die Nederlandse overzichten. Controleer bij je bank welk bestand je krijgt.

Kan Statement Converter hierbij helpen?

Ja, met een kanttekening. Statement Converter zet PDF-bankafschriften om naar Excel (XLSX), een CSV in Nederlands formaat of een MT940-bestand (.sta). De CSV en XLSX kun je niet als bankafschrift importeren: Moneybird accepteert geen CSV, en Exact Online vraagt een bankbestand. Alleen het MT940-bestand heeft de opbouw van een bankbestand. Hoe dat werkt, staat op PDF naar MT940.

De export weigert een afschrift dat niet sluit. Is het beginsaldo plus alle transacties niet precies gelijk aan het eindsaldo, dan krijg je geen bestand maar een melding met het verschil (in het Engels). Pas dan eerst de bedragen of regels in de tabel aan.

De kanttekening: een omgezet MT940-bestand is geen origineel bankbestand. Moneybird waarschuwt dat een zelfgemaakt MT940-bestand vaak niet verwerkt kan worden. We kunnen dus niet garanderen dat Moneybird of Exact Online het accepteert. Kan je bank het origineel nog leveren, gebruik dat dan. Gebruik je de converter, test de import dan eerst met één maand en controleer het eindsaldo. CAMT.053 is in ontwikkeling en nog niet beschikbaar.

Waar de converter verder helpt:

• Een oude periode waarvan je alleen PDF's hebt. Denk aan een nieuwe klant die alleen PDF-afschriften aanlevert, of transacties van vóór de downloadtermijn van de bank. Je maakt er een MT940-bestand van om te testen, of een Excel-overzicht om handmatig te boeken of te controleren.
• Saldo controleren. De saldocontrole vergelijkt alle transacties met het begin- en eindsaldo op het PDF-afschrift, tot op de cent. Handig om te zien of een geïmporteerde periode compleet is.
• Analyse en vragen. Sorteren, filteren of een klant een overzicht sturen gaat in Excel makkelijker dan in een PDF.

Statement Converter ondersteunt PDF-afschriften van ING, Rabobank, ABN AMRO, bunq en Revolut (alleen EUR-rekeningen). De PDF moet selecteerbare tekst hebben (geen scans) en mag maximaal 4 MB en 50 pagina's zijn. Je bestand wordt in het geheugen verwerkt en direct daarna weggegooid, en je hebt geen account nodig. De eerste omzetting is gratis. Daarna koop je een 10-pack voor €9.

Zet een PDF-afschrift om naar MT940 of Excel →

Veelgestelde vragen

Kan ik een CSV met banktransacties importeren in Moneybird?

Nee. Volgens Moneybird kan dat niet, omdat CSV-bestanden geen vaste opbouw hebben. Gebruik een officieel MT940- of CAMT.053-bestand van je bank, of een bankkoppeling.

Welk formaat gebruik ik voor Exact Online?

Een standaard bankbestand. Exact noemt MT940 als meest gebruikt; ABN AMRO, ING en Rabobank ondersteunen MT940 en CAMT053 voor handmatige import.

Kan ik een PDF-bankafschrift omzetten naar MT940?

Ja, met Statement Converter (knop Export MT940, .sta-bestand). Alleen een afschrift dat tot op de cent sluit wordt geëxporteerd. Moneybird waarschuwt wel dat zelfgemaakte MT940-bestanden vaak niet verwerkt kunnen worden. Download het origineel bij je bank als dat nog kan, en test anders eerst met één maand.

Hoe krijg ik historische transacties in Exact Online?

Importeer ze handmatig met een bankbestand voordat je de automatische bankkoppeling instelt. Die importeert alleen toekomstige transacties.

Wat heb ik dan aan een Excel-export van een PDF-afschrift?

Een controleerbaar werkdocument: voor perioden waarvan alleen PDF's bestaan, om saldi te checken of om handmatig te boeken.